Die Firma Flüsterbox GmbH stellt interne Meldestelle gemäß § 12 HinSchG des beauftragten
Unternehmens. Beschäftigte, die einen Hinweis melden wollen, können wählen, ob sie sich an die
interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden wollen. In den Fällen, in denen wirksam
gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind, ist die
Meldung an die interne Meldestelle zu bevorzugen. Wir stellen daher zur vorrangigen Nutzung der
internen Meldestelle auch den Weg der Kommunikation über den anonymen Meldekanal zur
Verfügung.

Die interne Meldestelle steht für Meldungen und für die Offenlegung von Informationen gemäß § 2 HinSchG zur Verfügung. Das betrifft insbesondere Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind Meldungen über Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient und sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft (entsprechend der gesetzlichen Aufzählung) die Meldestelle wahrt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verpflichtung gemäß § 8 HinSchG die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebende Person und der Person, die Gegenstand der Anmeldung sind oder sonstig genannte Person. Die interne Meldestelle hat die Aufgabe, den Meldekanal zu betreiben und das Verfahren zu führen. Nach Eingang der Meldung erhalten hinweisgebende Personen innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung. Die hinweisgebende Person wird weitergehend darüber informiert, ob der gemeldete Verstoß dem Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG unterfällt. Die Meldestelle prüft weiterhin die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie hält mit Ihnen Kontakt untersucht gegebenenfalls um weitere Informationen. Es werden in der weiteren Folge Folgemaßnahmen ergriffen. Als Folgemaßnahmen kommen unter anderen in Betracht: Interne Untersuchungen, der Verweis an andere zuständige Stellen, Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen, Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an Dritte. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung bzw. innerhalb von 3 Monaten und 7 Tagen nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung über die bereits ergriffenen Folgemaßnahmen. Die Rückmeldung erfolgt soweit, als dadurch Interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt werden und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Die hinweisgebende Person hat vorrangig die Nutzung interner Meldestellen zu prüfen, bevor sie sich an eine externe Meldestelle wendet. Der Vorrang der internen Meldestelle wird unterstützt, indem auf dieser Plattform ein anonymer Meldekanal zur Verfügung gestellt wird. Die hinweisgebende Person hat daher zu prüfen, ob vorrangig der anonymen Meldekanal genutzt wird, bevor die externe Meldestelle informiert wird. Es kommen insbesondere folgende externe Meldestellen in Betracht:

1. Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG)

2. Externe Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (u.a.Meldungen gemäß Finanzdienstleistungaufsichtsgesetz, Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetz)

3. externe Meldestelle des Bundeskartellamtes (u.a.Verstöße gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 8 und 9 HinSchG)

Die externen Meldestellen bieten natürlichen Personen, die in Erwägung ziehen, eine Meldung zu erstatten, umfassende und unabhängige Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz vor Repressalien. Die externen Meldestellen richten jeweils Meldekanäle ein, wobei auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen. Eine Verpflichtung zur Abgabe anonymer Meldungen besteht aber nicht. Externen Meldestellen und Meldeverfahren werden auch von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union ermöglicht. Hierunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA). Eine hinweisgebende Person kann auch diese Meldestellen kontaktieren, wenn der Hinweis in die Zuständigkeit der jeweiligen Meldestelle fällt.