Das Hinweisgeberschutzgesetz war für viele Unternehmen bisher ein unbekannter Begriff. Der Begriff des Hinweisgebers ist einigen eher als „Whistleblower“ bekannt. Oft wird die Begrifflichkeit mit dem Namen Edward Snowden verbunden. Der Begriff Hinweisgeber bezeichnet Personen, welche bisher unbekannte Informationen veröffentlichen und Missstände offenlegen. Grundlage für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz ist die Richtlinie der EU für Whistleblower, welche die EU-Vertragsstaaten umzusetzen haben.

Wie es der umständliche Name des Gesetzes schon ausdrückt: Ziel des Gesetzes ist vorrangig der Schutz von Hinweisgebern. Diese sollen wegen der Offenlegung von Missständen keine Benachteiligung erfahren. Das Hinweisgeberschutzgesetz knüpft beim Arbeitgeber als Beschäftigungsgeber an. Der Anwendungsbereich umfasst alle Personen, die in ihrem beruflichen Umfeld Informationen über Verstöße, insbesondere gegen gesetzliche Vorschriften oder Missstände, erlangt haben und diese den betroffenen Unternehmen mitteilen möchten.

Betroffen sind Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mehr als 50 Beschäftigten. Unabhängig von der Beschäftigtenzahl sind bestimmte Unternehmen nach dem Wertpapierhandelsgesetz, dem Börsengesetz usw. zur Erfüllung verpflichtet.

Das Gesetz soll für alle Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl von mindestens 250 Mitarbeitern ab 02.07.2023 gelten. Für Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl von 50-249 Mitarbeiter soll eine Übergangsfrist bis zum 16.12.2023 gelten.

Unternehmen müssen grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten, damit vertrauliche Meldungen abgegeben werden können. Eine interne Meldestelle bezeichnet eine Kontaktstelle für Meldungen, an welche sich der Hinweisgeber wenden kann. Die Meldestelle muss die Meldung in mündlicher Form oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein.

Das organisatorische Unternehmen hat eine beauftragte Person zu bestellen. Diese ist in ihrer Tätigkeit unabhängig. Es ist sicherzustellen, dass keine Interessenkonflikte entstehen und dass die beauftragte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Die beauftragte Person ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und hat die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie sonstigen Personen zu wahren, die Gegenstand einer Meldung sind oder in der Meldung genannt werden.

Der Hinweisgeber hat auch die Möglichkeit, eine externe Meldestelle zu kontaktieren. Das Unternehmen sollte allerdings vorrangig seine interne Meldestelle bewerben. Es soll vermieden werden, dass Missstände im Unternehmen gerade extern bekannt werden.

Das Unternehmen hat dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen den Eingang des Hinweises zu bestätigen. Es muss dann überlegen, welche Folgemaßnahmen aufgrund des Hinweises zu treffen sind. Innerhalb von 3 Monaten muss dem Hinweisgeber mitgeteilt werden, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden.

Wir gehen über die Bereitstellung der technischen Lösung hinaus. Die Flüsterbox GmbH bietet dem Unternehmen neben der technischen Lösung zur Stellung der Meldekanäle (auch zur Bearbeitung anonymer Meldungen und der anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber) ergänzend die Betreuung der Meldestelle als externe Fachkraft.

Die Betreuung beginnt mit der Entgegennahme des Hinweises und der Aufnahme der Kommunikation mit dem Hinweisgeber, über die Beratung zu den Folgemaßnahmen bis hin zur Dokumentation und einem Abschlussbericht an. Das Unternehmen bleibt lediglich für die gegebenenfalls erforderliche Durchführung der Folgemaßnahmen verantwortlich.

Wir sichern Sie auch auf rechtlichem Gebiet bei der Beratung von Folgemaßnahmen ab, ohne dass Sie hierfür weitere Kosten zahlen müssen. Wir arbeiten zu diesem Zwecke mit der Kanzlei bwp zusammen. Die Kanzlei bwp ist eine auf das Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei, welche in diesem Zusammenhang auf Grundlage der anwaltlichen Verschwiegenheit tätig wird.

Vertrauen Sie unserer Expertise im Arbeitsrecht und zum Datenschutz. Wir betreuen Sie gern.